提升HR工作效率：专业Excel函数宝典，一站式解决您的难题

Excel公式和函数在工作中具有重要意义，它们能够显著提高工作效率，通过自动化处理和分析大量数据，帮助我们快速得出准确的结果和结论，从而为决策提供有力支持。

而在与从事职能管理工作的客户接触中，我发现大部分客户对excel工具的掌握与熟练程度仍有进一步精进的空间。在一些工作场景中，对函数工具不能信手拈来，宁愿花费大量的时间和精力去做重复性的手动处理，这对企业的人力资源也是一种消耗与浪费。

以下汇总了一些常用的Excel公式与技巧及其在工作中的适用场景，希望能提供全面、实在的帮助。

应用一：数据录入与文本处理

CONCATENATE

- 参数：`CONCATENATE(text1, [text2], 。。。)`

- 说明：将多个文本字符串合并成一个字符串。`text1`是必需的，表示要合并的第一个文本；`[text2]`及后续参数是可选的，表示要合并的其他文本。

- 示例：`=CONCATENATE("张", "三")`，结果为“张三”。

- 场景说明：在薪酬管理工作中，假设需要生成一份员工名单以用于发放年终奖金。员工的姓名通常存储在两个不同的字段中，例如，数据库中有一个字段是姓氏，另一个字段是名字。为了生成完整的员工姓名列表，可以使用Excel的`=CONCATENATE("张", "三")`函数将姓氏和名字合并成一个完整的姓名字段。

TEXT

- 参数：`TEXT(value, format_text)`

- 说明：将数值转换为文本格式，并可指定格式。`value`是要转换的数值；`format_text`是文本格式，如日期格式“yyyy-mm-dd”等。

- 示例：`=TEXT(44562, "yyyy-mm-dd")`，将日期序列号44562转换为“2021-12-31”格式的文本。

- 场景说明：在统计要发放的年终奖金时，假设需要准备一份员工的年终奖金发放表，其中需要记录奖金发放的具体日期。在Excel中，日期通常以序列号的形式存储，例如，2021年12月31日的日期序列号是44562。为了在表格中清晰地显示发放日期，可以使用`=TEXT(44562, "yyyy-mm-dd")`函数将日期序列号44562转换为“2021-12-31”格式的文本。转换后，员工和管理层都能一目了然地看到奖金的发放日期，确保薪酬发放的准确性和透明度。

TRIM

- 参数：`TRIM(text)`

- 说明：去除文本中的多余空格。`text`是要处理的文本。

- 示例：`=TRIM(W2)`，去除W2单元格文本中的多余空格。

- 场景说明：在员工信息管理工作中，假设需要整理员工的简历或自我介绍文本，以便进行档案归档或内部培训资料的编制。

员工的自我介绍文本存储在Excel表格的W列中，例如W2单元格中可能包含一些输入时不小心多打的空格。为了确保文本的整洁和专业性，可以在X列使用`=TRIM(W2)`函数去除W2单元格文本中的多余空格，使文本格式更加规范和美观，便于后续的阅读和使用。

LEFT、RIGHT

- 参数：`LEFT(text, [num_chars])`、`RIGHT(text, [num_chars])`

- 说明：提取文本中的左侧、右侧部分。`text`是要提取的文本；`[num_chars]`是提取的字符数，如果省略，则默认提取第一个字符。

- 示例：`=LEFT(X2, 6)`，提取X2单元格文本的前6个字符。

- 场景说明：在员工信息管理工作中，假设需要从员工的身份证号码中提取出生年份信息，以便进行年龄统计或员工福利计划的安排。

员工的身份证号码存储在Excel表格的X列中，例如X2单元格中存储了某位员工的身份证号码。为了快速提取出生日期，可以在Y列使用`=RIGHT(LEFT(X2,14),8)`函数，该函数将提取X2单元格文本的身份证号码前14个字符的后8个字符，通常对应于员工的出生日期（例如“19900101”表示1990年1月1日出生）。这样可以方便地进行后续的年龄分析和相关决策。

应用二：逻辑判断

IF

- 参数：`IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)`

- 说明：根据条件返回不同的结果。`logical_test`是逻辑测试条件；`value_if_true`是条件为真时返回的值；`value_if_false`是条件为假时返回的值。

- 示例：`=IF(B2>90, "优秀", "合格")`，如果B2单元格的绩效评分大于90，则返回“优秀”，否则返回“合格”。

- 场景说明：在发放员工的年终奖时，假设需要根据员工的绩效评分来决定他们的奖金等级。员工的绩效评分存储在Excel表格的B列中，例如B2单元格中存储了某位员工的绩效评分。

为了自动判断每位员工的绩效等级，可以在C列使用`=IF(B2>90, "优秀", "合格")`函数。如果B2单元格中的绩效评分大于90，则该函数返回“优秀”，表示该员工的绩效表现非常出色，可以享受更高的奖金；否则返回“合格”，表示绩效表现达到基本要求。

AND

- 参数：`AND(logical1, [logical2], 。。。)`

- 说明：用于组合多个条件进行判断，只有所有条件都为真时才返回TRUE。`logical1`是第一个逻辑条件；`[logical2]`及后续参数是其他逻辑条件。

- 示例：`=AND(C2="本科", D2>3)`, 如果C2单元格的学历为“本科”且D2单元格的工作年限大于3，则返回TRUE，否则返回FALSE。

- 场景说明：在薪酬统计工作中，假设需要根据员工的学历和工作年限来决定是否给予员工额外的薪酬补贴。例如，公司政策规定，只有当员工的学历为“本科”且工作年限超过3年时，能够获得额外的工龄补贴。

在Excel表格中，员工的学历信息存储在C列，工作年限存储在D列。为了自动判断每位员工是否符合补贴条件，可以在E列使用`=AND(C2="本科", D2>3)`函数。如果C2单元格的学历为“本科”且D2单元格的工作年限大于3，则该函数返回TRUE，表示该员工符合补贴条件；否则返回FALSE，表示不符合补贴条件。

OR

- 参数：`OR(logical1, [logical2], 。。。)`

- 说明：用于组合多个条件进行判断，只要有一个条件为真就返回TRUE。`logical1`是第一个逻辑条件；`[logical2]`及后续参数是其他逻辑条件。

- 示例：`=OR(E2="销售部", F2="市场部")`，如果E2单元格的部门为“销售部”或F2单元格的部门为“市场部”，则返回TRUE，否则返回FALSE。

- 场景说明：在薪酬统计时，假设某公司决定对销售部和市场部的员工进行额外的奖金激励。

在Excel表格中，员工的部门信息存储在E列和F列，其中E列记录员工的主部门，F列记录员工的辅助部门（如果有的话）。为了自动判断每位员工是否符合奖金发放条件，可以在G列使用`=OR(E2="销售部", F2="市场部")`函数。如果E2单元格的部门为“销售部”或F2单元格的部门为“市场部”，则该函数返回TRUE，表示该员工符合奖金发放条件；否则返回FALSE，表示不符合条件。

应用三：数学计算

SUM

- 参数：`SUM(number1, [number2], 。。。)`

- 说明：计算总和。`number1`是必需的，表示要计算的第一个数值；`[number2]`及后续参数是可选的，表示要计算的其他数值。

- 示例：`=SUM(G2:G10)`，计算G2到G10单元格区域内的工资总和。

AVERAGE

- 参数：`AVERAGE(number1, [number2], 。。。)`

- 说明：计算平均值。`number1`是必需的，表示要计算的第一个数值；`[number2]`及后续参数是可选的，表示要计算的其他数值。

- 示例：`=AVERAGE(H2:H10)`，计算H2到H10单元格区域内的平均绩效评分。

ROUND

- 参数：`ROUND(number, num_digits)`

- 说明：四舍五入数值。`number`是要四舍五入的数值；`num_digits`是小数点后保留的位数，如果为负数，则四舍五入到小数点左边的相应位数。

- 示例：`=ROUND(I2, 2)`，将I2单元格的金额四舍五入到小数点后两位。

- 场景说明：在薪酬管理工作中，假设需要计算员工的月度奖金总额。奖金的计算结果可能会包含许多小数位，为了便于财务处理和员工理解，通常需要将金额四舍五入到小数点后两位。

例如，I2单元格中存储了某位员工的奖金计算结果，可能是一个包含多位小数的数值。为了将这个金额格式化为标准的货币格式，可以在J列使用`=ROUND(I2, 2)`函数。该函数将I2单元格的金额四舍五入到小数点后两位，确保奖金金额的准确性和一致性，便于后续的财务记录和员工通知。

应用四：日期时间处理

TODAY

- 参数：`TODAY()`

- 说明：返回当前日期，不需要任何参数。

- 示例：`=TODAY()`，显示当前日期。

NOW

- 参数：`NOW()`

- 说明：返回当前日期和时间，不需要任何参数。

- 示例：`=NOW()`，显示当前日期和时间。

DATEDIF

- 参数：`DATEDIF(start_date, end_date, "unit")`

- 说明：计算两个日期之间的差异。`start_date`是开始日期；`end_date`是结束日期；`"unit"`是返回结果的单位，如“Y”表示年，“M”表示月，“D”表示天等。

- 示例：`=DATEDIF(J2, TODAY(), "Y")`，计算J2单元格的入职日期到当前日期之间的年数，即员工的工龄。

- 场景说明：在员工档案管理工作中，假设需要计算员工的工龄，以便进行绩效评估、晋升机会的分配或员工福利的计算。员工的入职日期存储在Excel表格的J列中，例如J2单元格中记录了某位员工的入职日期。

为了自动计算每位员工的工龄，可以在K列使用`=DATEDIF(J2, TODAY(), "Y")`函数。该函数将计算J2单元格的入职日期到当前日期之间的年数，即员工的工龄。这样可以方便地获取每位员工的工龄信息，为人力资源管理提供准确的数据支持。

应用五：查找与匹配

VLOOKUP

- 参数：`VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])`

- 说明：垂直查找数据。`lookup_value`是查找的值；`table_array`是查找的数据区域；`col_index_num`是返回值在数据区域中的列号；`[range_lookup]`是查找方式，TRUE表示近似匹配，FALSE表示精确匹配。

- 示例：`=VLOOKUP(K2, L2:M10, 2, FALSE)`，在L2:M10区域中查找K2单元格的员工ID，并返回对应的姓名（假设姓名在第2列）。

- 场景说明：在员工信息统计中，假设需要根据员工的ID来查找并确认其姓名，以便进行个人信息的核对。

员工的ID和姓名信息存储在Excel表格的L2:M10区域中，其中L列存储员工ID，M列存储对应的姓名。为了快速查找员工的姓名，可以在N列使用`=VLOOKUP(K2, L2:M10, 2, FALSE)`函数。该函数会在L2:M10区域中查找K2单元格中的员工ID，并返回对应的姓名（假设姓名在第2列，即M列）。如果找到匹配的ID，则返回相应的姓名；如果没有找到，则返回错误信息。这样可以确保薪酬发放的准确性和效率。

HLOOKUP

- 参数：`HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])`

- 说明：水平查找数据。`lookup_value`是查找的值；`table_array`是查找的数据区域；`row_index_num`是返回值在数据区域中的行号；`[range_lookup]`是查找方式，TRUE表示近似匹配，FALSE表示精确匹配。

- 示例：`=HLOOKUP(L2, M2:N10, 2, FALSE)`，在M2:N10区域中查找L2单元格的员工姓名，并返回对应的部门（假设部门在第2行）。

INDEX & MATCH

- 参数：`INDEX(array, MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]))`

- 说明：组合使用，功能更强大，可以查找并返回精确的匹配值。`array`是返回值所在的区域；`lookup_value`是查找的值；`lookup_array`是查找的区域；`[match_type]`是匹配类型，0表示精确匹配。

- 示例：`=INDEX(O2:P10, MATCH(Q2, O2:O10, 0))`，在O2:P10区域中查找Q2单元格的员工ID，并返回对应的姓名（假设姓名在P列）。

应用六：条件统计

COUNTIF

- 参数：`COUNTIF(range, criteria)`

- 说明：根据条件计数。`range`是计数的区域；`criteria`是计数的条件。

- 示例：`=COUNTIF(R2:R10, "销售部")`，统计R2到R10单元格区域内部门为“销售部”的员工人数。

SUMIF

- 参数：`SUMIF(range, criteria, [sum_range])`

- 说明：根据条件求和。`range`是条件判断的区域；`criteria`是条件；`[sum_range]`是求和的区域，如果省略，则对`range`区域内的数值求和。

- 示例：`=SUMIF(S2:S10, "销售部", T2:T10)`，计算S2到S10单元格区域内部门为“销售部”的员工在T2到T10单元格区域内的薪资总额。

AVERAGEIF

- 参数：`AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])`

- 说明：根据条件计算平均值。`range`是条件判断的区域；`criteria`是条件；`[average_range]`是计算平均值的区域，如果省略，则对`range`区域内的数值计算平均值。

- 示例：`=AVERAGEIF(U2:U10, "销售部", V2:V10)`，计算U2到U10单元格区域内部门为“销售部”的员工在V2到V10单元格区域内的平均绩效评分。

应用七：多条件统计——函数的嵌套使用

- 示例：`=IF(AND(A2>85, B2>5, COUNTIF(C2:E2, 1)>=3), "合格", "不合格")`。假设员工的绩效评分在A列，工作年限在B列，培训课程完成情况在C列（1表示完成，0表示未完成）

- 场景说明：在员工晋升管理中，公司需要评估员工是否具备晋升资格。晋升资格的评估标准包括：①绩效评分：员工的绩效评分需要达到85分以上；②工作年限：员工的工作年限需要超过5年；③培训完成度：员工需要完成至少3门公司规定的培训课程。

通过运用多个Excel函数嵌套的公式，HR可以快速准确地评估员工的晋升资格，确保晋升决策的科学性和合理性。

掌握以上工具的应用，并在日常工作中加以训练，excel一定能够帮助你省心省力，惊艳你的领导。

而此外，更高级的excel技巧还可以在于结合了逻辑思考的更复杂的嵌套函数，当然，这要基于你对以上这些简单函数进一步纯熟的理解与内化。

关于excel与其他办公技能及人力管理工具的使用，若有其他问题和见解，非常欢迎同各位一起交流、共同进步，个人微信：liyawen0123

2025年，祝各位工作愉快、大展身手！